Betriebskosten abrechnen – das sollten Sie wissen

Zweck und Besonderheiten der Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten umfassen alle laufenden finanziellen Aufwendungen, die für einen Wohnungs- oder Hauseigentümer durch den Gebrauch entstehen. Wird ein Objekt vermietet, müssen die Mietparteien hierfür aufkommen. Da die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt wird, ist sie auch unter der Bezeichnung Umlagenabrechnung bekannt. Mieter leisten eine monatliche Vorauszahlung, am Jahresende nimmt der Eigentümer eine Abrechnung vor, die mit den Vorauszahlungen verrechnet wird. Welche Kosten als Betriebskosten zählen, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Rechtliche Anforderungen an das Dokument umfassen die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Enthalten sein müssen eine Zusammenstellung aller Kosten, Erklärungen zu den zugrunde gelegten Verteilerschlüsseln, die Berechnung des Mieteranteils sowie der Abzug der Vorauszahlungen. Um die Betriebskostenabrechnung zu prüfen, ist es hilfreich, über die Charakteristiken der enthaltenen Faktoren genau Bescheid zu wissen.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten

Nicht alle Betriebskosten sind umlagefähig. Zu den Aufwendungen, die in der Nebenkostenabrechnung für den Vermieter auf den Mieter umlegbar sind, gehören die Grundsteuer und Abwassergebühr, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Betriebskosten für Heizung und Warmwasser sowie Sach- und Haftpflichtversicherungen. Auch Kosten für Hausmeister und Schornsteinfeger sowie für Kabelanschluss, Antenne und Fernsehen gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten. Ist ein Garten an das Grundstück angegliedert, werden Aufwendungen für die Gartenpflege einbezogen. Nicht umlagefähig sind Ausgaben, die durch Reparaturen, Instandhaltung oder Instandsetzung anfallen, Verwaltungskosten, Steuern, anteilige Betriebskosten für leerstehende Wohnungen im Haus oder unregelmäßig anfallende Kosten, zum Beispiel für Baumpflegearbeiten. Verwaltungskosten und Steueraufwendungen fallen ebenfalls in die Verantwortung des Vermieters. Sind Mieter nicht sicher über die Rechtmäßigkeit der enthaltenen Posten, können Sie Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.

Fristen für die Betriebskostenabrechnung

Die Heiz- und Nebenkostenabrechnung ist innerhalb von zwölf Monaten zu stellen. Diese Frist startet mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Wird sie versäumt, hat der Vermieter sein Anrecht auf eine Nachforderung verwirkt. Wenn laut verspäteter Abrechnung ein Guthaben für den Mieter ermittelt wird, besteht allerdings dennoch die Pflicht, dieses auszuzahlen. Die Frist gilt auch, wenn der Mieter auszieht, weshalb es empfehlenswert ist, die Nebenkostenabrechnung bei Auszug direkt zu erstellen. Verjährungsfristen bei der Nebenkostenabrechnung bzw. für Nachforderungen daraus erstrecken sich auf drei Jahre. Vermieter haben gemäß § 203 und § 212 BGB die Möglichkeit, die Verjährungsfrist zu hemmen oder neu beginnen zu lassen, etwa bei laufenden Verhandlungen oder Überprüfungen der Abrechnung oder bei Beantragung einer gerichtlichen Vollstreckungsverhandlung.

Positionen auf einer Betriebskostenabrechnung

Um Rechenfehler bei der Aufstellung der Kosten auszuschließen, ist es sinnvoll, die Nebenkostenabrechnung in Excel vorzunehmen. So werden unbeabsichtigte Fehler vermieden, wenn Sie die Betriebskosten berechnen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Betriebskostenabrechnung inhaltlich zu prüfen, damit die formale Richtigkeit sichergestellt ist. Zu den Angaben, die Sie hierbei in Augenschein nehmen sollten, gehören das Abrechnungsdatum und der Abrechnungszeitraum, die Verständlichkeit, der Verteilerschlüssel für die Heizkosten sowie die Auflistung der einzelnen Posten, vor allem dahingehend, ob diese umlagefähig sind oder nicht. Wer die Abrechnung einzelner Betriebskosten vermeiden möchte, hat die Option, die Nebenkosten pauschal zu berechnen und eine Betriebskostenpauschale zu vereinbaren. Dies ist im Mietvertrag festzuhalten. Die Pauschale ist jedoch nachträglich nicht anpassbar, sofern die Ausgaben steigen, jedoch ist auch keine Rückzahlung an den Mieter fällig, sofern dieser zu viel gezahlt hat. Ergibt sich im Laufe der Zeit, dass die Pauschale nicht zur Deckung der Betriebskosten ausreicht, kann sie erhöht werden, sofern der Vermieter eine einmalige Abrechnung anfertigt, um dem Mieter die Gründe für die Erhöhung darzulegen.

Rechtssichere und genaue Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung für eine Eigentumswohnung bietet dem Eigentümer die Möglichkeit, Aufwendungen, die in erster Linie dem Bewohner der Immobilie zugutekommen, auf diesen umzulegen. Sie dient der genauen Ermittlung der anfallenden Nebenkosten für eine Immobilie und zeigt auf, an welchen Stellen Ausgaben entstanden sind. Indem Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen, profitieren Sie sowohl als Mieter als auch Vermieter von einer rechtssicheren Auflistung aller Posten und ersparen sich Zeit und Aufwand. Wer darauf achtet, alle rechtlich relevanten Faktoren dezidiert aufgeschlüsselt und verständlich in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen und diese fristgerecht erstellt, erhöht die Rechtssicherheit. Dadurch werden Unstimmigkeiten über die Abrechnung von vorneherein vermeidbar.