Die elektronische Signatur: Diese 5 Vorteile müssen Sie kennen
E-Signaturen sind Digitalisierungsbeschleuniger
Im heutigen Alltag können sämtliche Angelegenheiten bereits online erledigt werden. Sei es die Kündigung von Verträgen oder die Reservierung einer Immobilie. Jedoch geben 75% der Unternehmen an, dass die Hälfte ihrer Prozesse papierbasiert ablaufen¹. Dabei ist der Vorgang sowohl unpraktisch als auch zeitaufwendig. Mithilfe der E-Signatur ist das jederzeit bequem und unkompliziert unterwegs durchführbar. Die elektronische Signatur ist nicht nur praktikabel, sondern auch sicherer als die gängige Unterschrift auf dem Papier.
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Wie funktioniert eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur ist die einfachste Möglichkeit, Dokumente digital zu unterschreiben. Sie stellt einen verknüpften Datenwert mit elektronischen Informationen dar, mit denen man die Identifizierung des Unterzeichnenden und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann. Der Gebrauch von elektronischen Signaturen erfolgt in Form des Standardformats Public Key Infrastructure (PKI), um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewähren. Aus technischer Sicht erfüllt die elektronische Signatur den gleichen Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papierdokumenten. Der Einsatz von elektronischen Signaturen obliegt nur natürlichen Personen, während für Behörden und Unternehmen elektronische Siegel zur Verfügung stehen.
Drei Arten der elektronischen Signatur
Die E-Signatur lässt sich in drei verschiedene Arten klassifizieren:
- einfache elektronische Signatur (EES)
- fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die rechtliche Grundlage basiert auf der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services), die seit Juli 2016 innerhalb der Europäischen Union rechtskräftig ist. Die Verordnung beinhaltet Regelungen zu elektronischen Identifizierungen und bildet den rechtlichen Rahmen sowie Anforderungen für die einzelnen Signaturformen ab.
Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur (EES) beinhaltet Daten, die an andere elektronischen Daten verknüpft werden. Sie bedarf keiner technischen Vorkehrung und ist mit einer Software oder im Internetbrowser erstellbar. Die einfache E-Signatur wird häufig für unternehmensinterne oder formlose Vereinbarungen verwendet. Unteranderem findet man die EES auch häufig als einen textlichen Namenszug am Ende einer E-Mail oder den Klick auf eine „Ich stimme zu“ Checkbox. Für Dokumente, wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, Mandanteninformationen kann je nach Inhalt auch eine einfache elektronische Signatur ausreichend sein.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine unkomplizierte und einfache Wahl für viele Vereinbarungen ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Die Form der Signatur ist beweiskräftig und kann schnell geleistet werden. Eine Identitätsprüfung des Signaturstellers kann im Nachhinein durch die erfassten Daten ermöglicht werden. Folgende Anforderungen müssen für die Nutzung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) erfüllt sein: für die Identifizierung des Unterzeichnenden muss die elektronische Signatur eindeutig seiner Person zugeordnet werden können. Unter Verwendung elektronischer Signaturstellungdaten, ist die Signatur mit den unterzeichneten Daten verbunden, sodass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Des Weiteren werden biometrische Daten des Unterzeichnenden wie die Schreibrichtung, die Schreibgeschwindigkeit und Schreibpausen vom Abbild der Unterschrift festgehalten. Das digitale Dokument wird nach der Unterzeichnung elektronisch versiegelt, um eine nachträgliche Änderung auszuschließen. Der Gebrauch von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen findet sich in SEPA-Mandate, Vollmachten oder Versicherungsanträgen wieder.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt die höchste Sicherheitsstufe der bisher genannten Formen der elektronischen Signaturen. Im Hinblick auf die Sicherheit müssen für die qualifizierte Form zusätzliche Bedingungen erfüllt werden. Der Zweck der QES ist eine Identifizierung des Unterzeichnenden zum Schutz vor Fälschungen und Manipulationen. Die Verifizierung für digitale Vertragsabschlüsse erfolgt in dem meisten Fällen über einen Video-Ident. Der Prozess muss von einem qualifizierten Dienstleister zur Verfügung gestellt werden (Art. 3 23 i.V.m. Anhang II Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Eine qualifizierte elektronische Signatur ist notwendig für die Reservierung einer Immobilie, Bürgschaften oder der Eröffnung eines Bankkontos.
5 Gründe, warum die E-Signatur vorteilhaft ist
Sicherheit und Vertrauen: Die elektronische Signatur basiert auf einem kryptografischen Verfahren, das eine Signatur mit dem digitalen Dokument verbindet. Damit bleiben die Integrität des Dokuments und die Authentizität des Unterzeichnenden gewahrt. Signierte Dokumente sind dadurch manipulationssicher und die Festellung des Absenders ist eindeutig bestimmbar.
Zeitersparnis: Dokumente können schneller signiert und online verschickt werden. Elektronische Signaturen sorgen für mehr Effizienz und senken die Kosten über die gesamten Prozess hinweg.
Komfort: Die E-Signatur ist einfach und bequem zu verwenden. Signaturen können jederzeit von überall auf der Welt aus erstellt und verwendet werden. Die Ortsunabhängigkeit ist vor allem dann nützlich, wenn dasselbe Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden muss. Die Unterzeichner können das Dokument von jedem beliebigen Ort aus unterschreiben. Das Einscannen von Dokumenten, das Unterschreiben und Verschicken ist nicht mehr erforderlich. Dabei erfolgt die Unterzeichnung durch ein beliebiges Endgerät mit einem Internetzugang. Die digitale Lösung verringert nicht nur die Nutzung der benötigten Papiermenge, sondern trägt zu einem großen Beitrag der Umwelt bei.
E-Signatur ist handschriftlicher Unterschrift gleichgestellt: Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) setzt die rechtlichen Grundlagen für eine elektronische Signatur. Sie umfasst drei verschiedene Signaturformen, von denen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die höchste Sicherheitsstufe besitzt. Die QES ist nach der Verordnung mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und im Europäischen Raum gültig.
Vielseitige Anwendungsmöglichkeiten: Das Potenzial zur Einsetzung von qualifizierten elektronischen Signaturen findet in vielen Branchen Anwendung. Es profitieren nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen von E-Signaturen: etwa bei Verträgen und Vereinbarungen und das Einstellen neuer Mitarbeiter, die Arbeitsverträge einfach mobil unterschreiben können. Die elektronische Signatur steigert die Benutzerfreundlichkeit und etabliert Signaturprozesse in mobilen Umgebungen.
Die E-Signatur wird unseren Alltag revolutionieren
In den kommenden Jahren wird die elektronische Signatur einen zentralen Stellenwert in dem Alltag vieler Menschen einnehmen. Bisher hat man sich mit der technischen Umsetzbarkeit auseinandergesetzt und weniger den Aspekt der Funktionalität und Integrität in den Alltag in den Vordergrund gestellt. Die elektronische Signatur ist nicht nur aus der Perspektive der Sicherheit ein großer Mehrwert, sondern auch die unkomplizierte Anwendung und Zeitersparnis, die das Verfahren ausmacht. Die elektronische Signatur wird unser Leben einfacher und sicherer machen – es ist also kein vorübergehender Trend, sondern auch in der Zukunft ein wesentlicher Bestandteil vieler Geschäftsprozesse.
Quelle: ¹ Bitkom, Unternehmen reduzieren ihren Papierverbrauch, April 2017