Immobilienverwaltungen: Definition, Rechte und Pflichten
Rechte, Pflichten und Besonderheiten
Immobilien und ihre Nutzung erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand. Für diese organisatorische Aufgaben gibt es verschiedene Verwaltungsmodelle, abhängig von den Eigentumsverhältnissen und der Immobilienart. Ihnen allen gemein ist, dass sie der Erhaltung und wirtschaftlichen Pflege des Objektes dienen. Die Aufgaben einer Hausverwaltung oder Wohnungsverwaltung sind komplex und vielfältig.
Um welche Verwaltungsform handelt es sich?
Je nachdem, um welche Form des Immobilieneigentums es sich handelt, werden unterschiedliche Formen der Objektverwaltung eingesetzt. Die Mietverwaltung ist ausschließlich für Mietobjekte zuständig. Sie dient als Vertreter des Vermieters gegenüber dem Mieter und sorgt dafür, dass der Vermieter seine gemäß § 535 BGB ff. bestehenden Pflichten ordnungsgemäß wahrnimmt. Vermieter, die sich um die im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis entstehenden Aufgaben nicht selbst kümmern möchten, beauftragen diese Form der Verwaltung und lassen dem Verwalter hierfür eine Vergütung zukommen. Die WEG-Verwaltung ist zuständig für Immobilien, die als Eigentum mehrerer Parteien gelten. Eine Sondereigentumsverwaltung übernimmt ähnliche Aufgaben, agiert jedoch immer im Auftrag und Interesse eines einzelnen Eigentümers. Egal, welche Verwaltungsform vorliegt: Bei Unzufriedenheit mit der Tätigkeit des Verwalters besteht die Möglichkeit, beim Amtsgericht Beschwerde einzureichen, die als Beschwerdestelle gegen Hausverwaltungen fungiert.
Aufgaben, Pflichten und Kosten der Hausverwaltung
Die Aufgaben und Pflichten eines Hausverwalters umfassen eine ganze Reihe an Verantwortungsbereichen, die mit verschiedenen Pflichten einhergehen. Eine WEG-Verwaltung muss immer im Sinne des Wohnungseigentumsgesetz handeln. Dort sind die Pflichten der Verwaltung genau aufgeführt. So muss der WEG-Verwalter unter anderem die Beschlüsse der Eigentümerversammlung umsetzen und dafür sorgen, dass sich die Hausbewohner an die Vorgaben der Hausordnung halten. Überdies liegen zur Erhaltung des Gemeinschaftseigentums erforderliche Maßnahmen sowie Instandhaltung und -setzung der Immobilie im Verantwortungsbereich der Verwaltung. Ein wesentlicher Teil der Verwaltungsaufgaben umfasst bürokratische Tätigkeiten.
Diese reichen von der Zahlung von Steuern, Abfallgebühren und Versicherungsbeiträgen über die Durchleitung von gemeinschaftlichen Tilgungsbeträgen sowie Hypothekenzinsen bis zur Verwaltung von eingenommenen Geldern. Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, regelmäßige Eigentümerversammlungen einzuberufen und die Beschlusssammlung zu führen. Ein Mietverwalter ist dafür zuständig, ein rechtskonformes Mietverhältnis sicherzustellen. Typische Aufgaben hier sind die Auswahl von geeigneten Mietern, die Organisation von Besichtigungsterminen, das Ablesen von Verbrauchswerten, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sowie weitere Tätigkeiten. Die Kosten für die Verwaltung der Immobilie werden vom Eigentümer bzw. von der Eigentümergemeinschaft getragen.
Digitale Immobilienverwaltungen: Wie gut sind sie?
In Zeiten der Digitalisierung sind virtuelle Lösungen für die Verwaltung einer Immobilie immer gefragter. Lösungen für die digitale Hausverwaltung gibt es verschiedene auf dem Markt. Bis zu 80 % Zeitersparnis sind im Idealfall durch die Nutzung digitaler Anwendungen bei der Wohnungs-, Haus- und Grundstücksverwaltung möglich. Bei der digitalen Hausverwaltung sind sämtliche Unterlagen in virtueller Form vorhanden. Der Kontakt zwischen Eigentümern, Verwaltern und Mietern erfolgt über ein Portal oder eine App, die Dokumente sind für alle auf dem Tablet, Smartphone oder PC verfüg- und abrufbar. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass sich alle Beteiligten für etwaige Abstimmungstermine persönlich treffen, und auch der Postweg für die Zustellung wichtiger Dokumente entfällt. Auch die Notwendigkeit, dass die Hausverwaltung in der Nähe des Objektes ist, entfällt bei der digitalen Verwaltung.
Landschaft der Hausverwaltungen in Deutschland
Gemäß dem Statistischen Bundesamt gibt es über 30.000 Immobilien- und Grundstücksverwaltungen in Deutschland. Ein Großteil davon verwaltet Wohnobjekte, lediglich etwa 18 % sind für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien zuständig. Die wohl häufigste Form ist die klassische Verwaltung von Mietobjekten, allerdings ist auch die WEG-Verwaltung weit verbreitet. Die Sondereigentumsverwaltung ist seltener anzutreffen. Professionelle Verwaltungen sind über den Verband der Hausverwalter organisiert. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass ein Eigentümer als Hausverwalter eingesetzt wird, wenn kein externer Verwalter beauftragt werden soll. Die Hürden, um diesen Aufgabenbereich zu übernehmen, sind relativ niedrig. Lange Zeit war es sogar möglich, eine Hausverwaltung auch ohne Gewerbeanmeldung zu übernehmen, allerdings ist die Gewerbeerlaubnis seit dem 1. August 2018 ab einer gewissen Menge an zu verwaltenden Einheiten verpflichtend.
Für die Gründung einer eigenen Objektverwaltung sind drei wesentliche Voraussetzungen zu erfüllen. So müssen Sie über eine Berufshaftpflicht verfügen, regelmäßige Weiterbildungen im Umfang von 20 Stunden in drei Jahren nachweisen und den Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit sowie geordnete Vermögensverhältnisse erbringen. Für den letzten Punkt besteht ein gewisser Ermessensspielraum, denn die genaue Form des Nachweises ist nicht geregelt. Ideal ist es, wenn Sie eine Weiterbildung mit dem Abschluss als zertifizierter Verwalter nachweisen können.
Prinzipiell ist von einer gewerblichen Arbeit auszugehen, wenn die Verwaltung mehr als etwa 1000 Wohneinheiten umfasst. Hier muss eine Anmeldung der Tätigkeit beim Gewerbeamt erfolgen.
Der Immobilienverwalter ist im Grunde Ansprechpartner für alle organisatorischen Angelegenheiten, die die Immobilie betreffen. Er kümmert sich um Instandhaltung und Reparaturen, überwacht Zahlungsein- und -ausgänge und ist im Falle von Streit auch als Schlichter tätig. Auch die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung wird durch den Hausverwalter vorgenommen.
Die Kosten für die Verwaltung werden üblicherweise entweder pro Einheit und Monat oder über einen festen Prozentsatz der Kaltmiete abgerechnet. Der monatliche Betrag liegt meistens bei 20 bis 28 Euro netto, bei einer prozentualen Abrechnung sind Sätze von fünf bis sechs Prozent der Kaltmiete üblich. Sinnvoll ist es hierbei, Angebote zu vergleichen.
Für die Verwaltung sind verschiedene Rechtsformen zulässig. Ist eine einzelne Person zuständig, handelt es sich meistens um ein Einzelunternehmen. Aber auch eine GbR, die GmbH oder die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft sind übliche Unternehmensformen. Bei der GbR müssen mindestens zwei Beteiligte vorhanden sein. Zu beachten ist, dass alle Inhaber gesamtschuldnerisch haften und die GbR nicht als WEG-Verwaltung tätig werden kann. Die gängigste für eine Verwaltung, die von mehreren Personen übernommen wird, ist daher die GmbH.
