Wohnungseigentümerversammlung: So sind Sie perfekt vorbereitet
Ein Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft
Wenn eine Wohnimmobilie mehrere Eigentümer aufweist, dürfen diese nur gemeinschaftlich über diese bestimmen. Entscheidungen, die von einer Wohneigentümergemeinschaft getroffen werden, umfassen Reparaturen, Finanzen sowie allgemeine Regelungen über ein harmonisches Miteinander der Wohnparteien. Eine wichtige Rolle nimmt dabei die Eigentümerversammlung ein. Im Rahmen dieser Zusammenkunft treffen Eigentümer Beschlüsse, die die Immobilie betreffen.
Definition der Wohnungseigentümerversammlung
Die Regelungen bezüglich der Versammlung von Eigentümern finden sich im Wohnungseigentumsgesetz 2020, kurz WEG. Demnach muss der Verwalter eines Wohneigentums mindestens einmal pro Jahr die Versammlung einberufen. Sie bildet im Rahmen der Selbstverwaltung ein wichtiges Organ, in dem Beschlüsse und Entscheidungen der Wohnungseigentümer auf demokratischem Wege getroffen werden. Die Versammlung findet in der Regel persönlich statt, im Zuge der Corona-Pandemie werden jedoch immer häufiger virtuelle Eigentümerversammlungen abgehalten und sind gemäß WEG-Reform 2020 auch zulässig.
Themen und Beschlüsse
Bei einer Wohneigentümerversammlung, kurz WEG-Versammlung, werden sämtliche Themen besprochen, die für die Verwaltung und den Unterhalt der Immobilie von Bedeutung sind. Zu den auf solchen Zusammenkünften regelmäßig besprochenen Sachverhalten gehört die Bestellung und Abberufung des Verwalters. Unter bestimmten Bedingungen ist es auch möglich, die Eigentümerversammlung ohne Verwalter abzuhalten, etwa, wenn die Einberufung einvernehmlich erfolgt. In der Versammlung werden unter anderem der Entwurf eines Wirtschaftsplans für das nächste Jahr, Entscheidungen über anstehende Reparatur- und Instandsetzungsvorhaben und die Jahresabrechnung des Hausgeldes diskutiert und entschieden. Auch die Anpassung der Instandhaltungsrücklage für die Zukunft zählt zu den Themen der Versammlung. Darüber hinaus werden im Rahmen der Zusammenkunft alle wesentlichen Punkte der Hausordnung festgelegt. Wohnungseigentümer können im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung außerdem einen Verwaltungsbeirat wählen oder Beschlüsse über Sonderumlagen treffen, die erforderlich sein können, wenn der Finanzbedarf der Immobilie nicht gedeckt ist. Im Zuge der WEG-Reform 2020 wurden einige wesentliche Änderungen zur WEG-Versammlung und deren Beschlussfassung eingeführt. So wurde die Möglichkeit geschaffen, eine digitale Eigentümerversammlung abzuhalten, sofern persönliche Treffen nicht stattfinden können oder dürfen.
Diese Einladungsfristen gelten
Die Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung spricht der Verwalter aus. Sie erfolgt schriftlich und wird allen Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem angesetzten Termin zugesendet. Die Frist dient dazu, eine ausreichende Zeit für die Vorbereitung auf die zu besprechenden Themen zu gewährleisten und die Möglichkeit einzuräumen, Themen- und Beschlussvorschläge für Eigentümerversammlungen oder nachträgliche Tagesordnungspunkte einzureichen. Es ist jedoch möglich, im Rahmen eines Verwaltervertrags oder anderer Vereinbaren davon abweichende Einladungsfristen festzulegen, wenn alle Eigentümer zustimmen. Die Zustellung erfolgt per Post, Fax oder E-Mail. Ausschlaggebend für den Fristbeginn ist der Zugang der Einladung, nicht das Datum des Versands. Bei Einladungen in Briefform ist somit der Postweg mit einzukalkulieren, auch werden Samstage sowie Sonn- und Feiertage nicht mitgezählt.
Außerordentliche Eigentümerversammlung
Bei zeitdringlichen Angelegenheiten, die einer schnellen Klärung bedürfen, besteht die Option, kurzfristig eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Sie findet außerhalb des regelmäßigen Turnus der ordentlichen Versammlungen statt. Die Notwendigkeit einer solchen außerordentlichen Versammlung kann sich beispielsweise ergeben, wenn umgehend Sanierungsmaßnahmen am Gebäude durchzuführen sind, um Schäden zu vermeiden. Überdies kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung bei einem Verwalterwechsel einberufen werden. Die Einberufung erfolgt entweder durch den Verwalter, oder, falls dieser sich weigert, durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertretung. Zu den Voraussetzungen für die außerordentliche Versammlung gehört, dass die Einladung allen Eigentümern schriftlich vorliegt und dass mindestens die Hälfte der Eigentümer teilnehmen. Hierbei gilt das Wertprinzip, sodass die Hälfte der Miteigentumsanteile vorhanden sein muss.
Versammlungen nach dem Wohneigentumsgesetz
Bei der Abstimmung im Rahmen einer WEG-Versammlung gilt gemäß WEG das Kopfprinzip. Jeder Eigentümer hat nur eine Stimme, auch dann, wenn er das Eigentum an mehreren Wohnungen im Haus aufweist. Es ist allerdings, wenn die WEG zustimmt, auch möglich, das Objektprinzip gelten zu lassen, bei dem die Anzahl der Wohnungen ausschlaggebend ist. Weist eine Wohnung mehrere Eigentümer auf, besitzen diese ebenfalls zusammen nur eine Stimme. Sie müssen daher einvernehmlich handeln und entscheiden. Beschlüsse können getroffen werden, wenn durch die Teilnehmer mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten wird.
Laut WEG müssen ordentliche Eigentümerversammlungen mindestens einmal im Jahr stattfinden. Häufigere Versammlungen sind ebenfalls zulässig, daneben können in dringenden Fällen außerordentliche Versammlungen einberufen werden.
Ob eine Versammlung persönlich abgehalten werden darf, hängt von den aktuellen Bestimmungen bezüglich des Infektionsschutzes ab. Dies variieren möglicherweise je nach Bundesland. Unter Umständen kann es erlaubt sein, die Eigentümerversammlung im Freien abzuhalten. Dazu besteht dank der WEG-Reform 2020 jederzeit die Option, eine virtuelle Eigentümerversammlung abzuhalten.
Die Versammlung findet unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt und ist nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich. Dazu gehören die im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer sowie der Hausverwalter. Falls Wohnungseigentümer nicht teilnehmen können, haben sie die Möglichkeit, eine Vertretung zu bestimmen. Dies sollte schriftlich erfolgen und rechtzeitig beim Verwalter gemeldet werden.
Damit die Beschlüsse gültig sind, muss in der Versammlung mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein. Dies ist vor jedem Beschluss zu beachten, sofern beispielsweise Eigentümer die Versammlung frühzeitig verlassen. Für jede Versammlung ist durch den Verwalter ein Protokoll zu führen, das im Anschluss allen Eigentümern versendet wird. Dieses enthält alle besprochenen Tagesordnungspunkte und hält die getroffenen Entscheidungen fest. Das Protokoll umfasst Angaben zu Ort, Tag und Zeit der Versammlung, zur Anzahl der Teilnehmer bzw. vertretenen Anteile, eine Feststellung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung und der ordnungsgemäßen Einladung. Beschlussergebnisse sind mit Ja- oder Neinstimmen sowie Enthaltungen anzuführen. Zu unterzeichnen ist es durch den Verwalter, den Beiratsvorsitzenden und einen Wohnungseigentümer.
Die Einberufung der außerordentlichen Versammlung kann erfolgen, wenn ein wichtiger Beschluss zu fassen ist, um Schaden vom Gemeinschaftseigentum abzuwenden, etwa durch akute Mängel, oder wenn die Kündigung des Verwalters nötig ist. Dies kann der Fall sein, wenn er untätig ist, Beschlüsse nicht umsetzt oder Gelder veruntreut.
